¿Debo catalogar mi arte?

Catalogar tu arte puede ser una empresa intimidatoria. Si llevas mucho tiempo trabajando como creativo, la idea de rebuscar entre años de proyectos profesionales y personales puede parecer desalentadora y agotadora, pero los beneficios de hacerlo perduran mucho más allá de la catalogación inicial.

En este artículo, expondremos algunas de las principales razones para catalogar tu arte, junto con sus ventajas asociadas, y compartiremos algunos consejos y trucos para empezar.

¿Por qué es importante catalogar mi arte?

Catalogar tu arte te permite obtener beneficios que van más allá de la simple creación de un directorio de tus obras. Algunas razones por las que podrías considerar tomarte el tiempo de catalogar tu obra son:

Organización

Por encima de todo, la organización es la principal ventaja de organizar tu trabajo. Es fácil dejar que se acumulen en tu disco duro carpetas y archivos con nombres desordenados. Déjalo el tiempo suficiente, y puede que tengas más suerte encontrando una aguja en un pajar que encontrando ese JPEG concreto de hace 20 proyectos.

Pero si te tomas el tiempo necesario para organizar tu trabajo de forma que sea fácil buscar en él, te ahorrarás mucho estrés, y lo que es más importante, tiempo-en el futuro.

Documentación

Catalogar no consiste sólo en poder encontrar fácilmente tus archivos. También consiste en mantener un registro exhaustivo de la información pertinente sobre tus proyectos y obras individuales. Detalles como el título, las dimensiones, el soporte, el cliente, la fecha de creación y otra información relevante son valiosos para archivar y consultar en el futuro.

Protección

El almacenamiento y la documentación adecuados de tu trabajo ayudan a salvaguardar tu propiedad intelectual y proporcionan pruebas de propiedad y autenticidad de tu trabajo. A ninguna persona creativa le gusta imaginar que alguna vez se encontrará en una situación en la que su trabajo sea robado o utilizado de otro modo sin su permiso, pero es importante estar preparado para cualquier caso.

Promoción

Un corpus de trabajo bien catalogado puede servir como un portafolio por derecho propio, lo que facilita compartir tu trabajo con clientes potenciales, galerías y oportunidades de exposición. 

Cómo empezar a catalogar tu arte

Si tienes delante un gran número de archivos en tu ordenador -gigabytes o potencialmente terabytes de datos-, puede ser difícil saber por dónde empezar con la catalogación. Puede que tu trabajo esté repartido entre varios dispositivos y discos duros, o puede que gran parte de tu trabajo aún no esté digitalizado. Sea como sea, hay varios pasos que puedes seguir para facilitar un poco el proceso.

Crea un inventario digital

Tu primer paso debe ser asegurarte de que toda tu obra es accesible en formato digital. Para algunos medios (por ejemplo, escultura, instalaciones a gran escala, murales), documentar tu trabajo puede ser una empresa mayor, pero es necesario para catalogar y conservar adecuadamente tu trabajo.

En general, querrás escaneos o fotografías de alta calidad de cualquier obra física que tengas. Si eres arquitecto, eso significa fotos de alta calidad de estructuras en las que hayas trabajado. Si te dedicas al grabado, querrás escaneados de alta calidad que reproduzcan correctamente los perfiles de color de tus obras. Si pintas murales a gran escala, es probable que quieras fotos panorámicas de tu obra, además de fotos detalladas de mayor resolución.

Según el tipo de trabajo que produzcas, intenta pensar en la forma más eficaz de representarlo en formato digital, y compílalo lo mejor que puedas.

Organizar por categorías

Una vez que tengas tu trabajo digitalizado, es hora de empezar a organizarlo. Cada uno tendrá un método que le funcione mejor, pero algunas de las formas clave de organizar tu trabajo en categorías son:

• Fecha: Organiza tu trabajo granularmente según el momento en que fue creado. Puedes tener carpetas para diferentes años, meses o incluso días, dependiendo del volumen de tu producción creativa.
• Disciplina: Muchos creativos se dedican a varias disciplinas creativas. Disponer de espacios separados para estas disciplinas puede ayudarte a recordar más fácilmente tu trabajo.
• Estilo y medio: Puedes desglosar aún más tu trabajo en estilos o medios. Para un fotógrafo, esto podría ser fotos de película frente a fotografía digital. 
• Cliente y proyecto: Considera la posibilidad de mantener tu trabajo personal y profesional en carpetas separadas, además de mantener subcarpetas para clientes específicos o proyectos personales.

Estos son sólo algunos ejemplos de cómo categorizar tu obra. Dependiendo del tipo de arte que crees, puede haber diferentes categorías y subcategorías que funcionen para ti. Lo ideal es que, cuando recopiles tus obras en el paso anterior, también averigües qué tipo de categorización tiene más sentido para ti.

Establecer una Convención de Nombres

Dividir tu trabajo en categorías precisas es sólo el principio. Tus carpetas y subcarpetas deben estar claramente etiquetadas para que sean fáciles de encontrar. Del mismo modo, tener una nomenclatura coherente para cada uno de tus archivos hará que sea mucho más fácil encontrarlos más adelante.

De este modo, si no recuerdas en qué carpeta está tu trabajo, puedes buscarlo utilizando palabras clave que probablemente estén en su nombre de archivo. Puedes desarrollar una convención de nombres similar a decidir cómo clasificar tu trabajo. Utilizar la fecha, la disciplina, el medio o el nombre del cliente en los nombres de tus archivos te ayudará a organizar tu trabajo de forma eficaz.

Detalles del documento gráfico

Detalles como el medio de tu arte, el proceso que hay detrás, el lugar donde se creó una fotografía o pintura, una declaración del artista o el objetivo del cliente. Todos estos detalles aportan contexto a tu obra y son importantes para mantener registros precisos con fines de archivo.

Dependiendo de la naturaleza de tu obra, esto puede añadirse como metadatos, que es información que se incorpora a archivos de imagen específicos, o añadirse como documentos de texto independientes que acompañan a sus respectivas obras de arte.

Utilizar software de catalogación

Además de guardar los archivos en tu ordenador o en discos duros separados, también puedes plantearte utilizar un software de catalogación. Puede ser un software en la nube para hacer copias de seguridad de tus archivos, o incluso algo tan sencillo como un sitio web de portafolios.

Format ofrece muchas herramientas para que los creativos cataloguen su trabajo, tanto como portafolio en vivo, como opciones de almacenamiento de copias de seguridad y soluciones de flujo de trabajo profesional. Lo veremos con más detalle un poco más adelante en este artículo.

Actualízate regularmente

Tu catalogación es tan buena como tú la mantengas. Una vez que hayas eliminado la catalogación inicial, tendrás que seguir catalogando tu trabajo a medida que lo vayas creando. Esto puede hacerse después de cada proyecto, o varias veces a lo largo del año.

En general, la mejor práctica es catalogar tu trabajo lo antes posible, para que tus proyectos no se acumulen. Aplazar la organización de tu trabajo sólo hará que la tarea sea mayor, lo que facilitará que sigas retrasando la catalogación adecuada.

Copia de seguridad

Una vez que te hayas tomado la molestia de categorizar y catalogar todo tu trabajo, querrás asegurarte de que existe la menor posibilidad posible de que lo pierdas. Esto significa buscar estrategias de copia de seguridad, como tener varios discos duros externos por si tu ordenador se estropea o por si falla uno de los discos duros. 

También puedes buscar almacenamiento en la nube. El almacenamiento en la nube suele ser un servicio de pago de terceros en el que puedes subir tu trabajo para guardarlo. Como tu trabajo se guarda en un espacio digital que no está conectado directamente a tu ordenador, tu trabajo estará a salvo aunque le ocurriera algo a tu puesto de trabajo.

Elegir la plataforma adecuada para la catalogación

Format ofrece varias soluciones para los creativos que buscan catalogar su trabajo. Tanto si te interesan las soluciones de almacenamiento de copias de seguridad, las herramientas de flujo de trabajo para clientes o la creación de un archivo público de tu arte, nuestro software facilita el mantenimiento de un catálogo funcional y accesible de soportes digitales.

Si quieres empezar a archivar tu trabajo utilizando Format, el primer paso es crear una cuenta e iniciar un prueba gratuita de 14 días. Después, puedes archivar tu trabajo utilizando uno de los métodos que se indican a continuación.

Almacenamiento

En Format Función de almacenamiento es una ventanilla única para hacer copias de seguridad de tu trabajo basado en imágenes. Puedes copiar cómodamente las imágenes que ya están en las páginas de tu sitio en carpetas de Almacenamiento personalizadas, o subir imágenes directamente desde tu ordenador o Dropbox.

Dependiendo del nivel de plan que elijas, la función Almacenamiento proporciona hasta 1 TB de almacenamiento de imágenes, con un límite de tamaño de archivo individual de 100 MB.

Esto podría servir como servicio de apoyo para almacenar tu trabajo y facilitar el proceso de archivarlo posteriormente. Obtén más información sobre cómo subir imágenes a la función de Almacenamiento Format, incluidos los tipos de archivo que se aceptan, aquí.

Galerías de clientes

A Galería de clientes es tu mejor herramienta de flujo de trabajo para gestionar la entrega y visualización de imágenes para clientes y proyectos profesionales. Con las Galerías de Clientes, puedes asignar proyectos a perfiles de clientes, compartir galerías mediante correos electrónicos automatizados y activar notificaciones para la actividad de los clientes.

Las Galerías de Clientes son la mejor y más profesional forma de compartir tu trabajo con tus clientes, al tiempo que garantizan la protección de tu propiedad intelectual. Por ello, también son una de las mejores formas de archivar tu trabajo.

Dentro de los ajustes individuales de la Galería de clientes, tienes la opción de activar leyendas que muestren los nombres de archivo de tus imágenes, añadir marcas de agua, establecer contraseñas e incluso crear páginas de inicio de sesión personalizadas. También puedes hacer un seguimiento de la actividad de los visitantes (favoritos, o descargas si están activadas), que puede ser una métrica útil para tus registros.

Cartera

Por último, pero no por ello menos importante, está tu Sitio de la cartera. Este es nuestro servicio principal y más sólido, ya que ofrece la mayor cantidad de formas de archivar tu trabajo de forma creativa.

Nuestro servicio de Cartera ofrece tres tipos de páginas principales, que incluyen:

• Páginas de la Galería: Galerías de imágenes sencillas para mostrar tus proyectos de forma minimalista y limpia.
• Páginas personalizadas: Arrastra y suelta docenas de tipos diferentes de imágenes, texto, vídeo, formularios y bloques de redes sociales en una página para que se adapten mejor a tus necesidades.
• Páginas de la colección: Un centro de navegación donde puedes añadir enlaces de imágenes que lleven a otras páginas de tu sitio.

Desde la pestaña Páginas, también puedes crear carpetas de submenú que puedes utilizar para agrupar ordenadamente conjuntos de páginas por temas. También existe la opción de Blogque puede ser útil para archivar proyectos de los que quieras hablar con más detalle. Las entradas del blog también se pueden buscar mediante el uso de etiquetas, lo que ayudará a los visitantes de tu sitio a encontrar proyectos antiguos.

Ventajas de utilizar Format para catalogar tu trabajo

Con tantas opciones disponibles para catalogar tu trabajo, elegir Format elimina la molestia de gestionar varias suscripciones. En lugar de necesitar una suscripción diferente para tus soluciones de sitio, pruebas y copias de seguridad, todo se puede gestionar directamente desde tu cuenta Format.

Este proceso simplificado es perfecto tanto para profesionales como para aficionados. Profesional fotógrafos y cineastas pueden comunicarse fácilmente con sus clientes a través de las Galerías de Clientes, y los profesionales creativos especializados en campos como arte, diseñoo moda pueden mostrar su trabajo en forma de galería digital. Y con nuestra función de Almacenamiento, no tendrás que preocuparte nunca más por perder o traspapelar un proyecto.

Con los consejos y trucos enumerados anteriormente, así como la abundancia de recursos disponibles en Format, estás listo para empezar a catalogar y archivar tu trabajo. Ya sea mediante el uso del sistema de gestión de archivos de tu ordenador, o con nuestra función Galerías de Clientes, seguir los pasos indicados anteriormente puede ayudarte a eliminar parte del estrés que supone organizar tu trabajo creativo.

Format se compromete a hacer que este proceso sea lo más ágil y sencillo posible, y sigue trabajando en mejoras para todos los creativos. Mientras tanto, si buscas más ayuda, quizá quieras echar un vistazo a nuestro Colección Cómo Empezar en nuestro Centro de Ayuda.

También puedes echar un vistazo a algunos de nuestros artículos anteriores de la revista, como el Los mejores organizadores de fotos gratuitos de 2024.